Ogni programma di posta elettronica consente di memorizzare in un'apposita rubrica i nominativi delle persone con le quali si hanno scambi epistolari. Le ultime versioni di Outlook Express aggiornano addirittura in maniera automatica la rubrica aggiungendo i nominativi di ogni persona che ci ha scritto ed alla quale si è provveduto a rispondere, ovvero con la quale abbiamo iniziato a comunicare (funzione che è attivabile o disattivabile a partire dal menu "Strumenti", voce "opzioni", cartella "invio", al punto: "Aggiungi automaticamente i destinatari delle risposte alla rubrica").

Nell'immagine sopra vengono visualizzate le tre finestre che è necessario aprire per raggiungere la gestione dei singoli indirizzi. La prima finestra è quella di Outlook (il pannello di controllo della posta), premendo il pulsante "Rubrica" (con l'agendina per "icona") si apre la rubrica degli indirizzi. Questa potrebbe presentare già alcuni nominativi se il proprio programma ha la funzione automatica, poc'anzi citata, attiva. Per aggiungere un nuovo nominativo è sufficiente premere il pulsante/icona "Nuovo" sulla barra degli strumenti, quindi scegliere "Nuovo contatto". Per modificarne uno già esistente premere invece "Proprietà" e quindi spostarsi nella cartelletta "Nome".Da notare che è possibile utilizzare la rubrica anche per memorizzare altri dati (come i numeri di telefono o l'indirizzo) che ci consentono di organizzare al meglio i contatti. E' importante inoltre notare che l'indirizzo di posta elettronica è una cosa diversa dal nome e cognome della persona. Nel caso dell'opzione "aggiunta automatica", infatti, non sempre il nome e cognome della persona vengono correttamente inseriti negli specifici campi. Sta quindi a noi, entrando con l'opzione "modifica", effettuare le correzioni necessarie.

Gruppi Analogamente alle persone è possibile creare dei gruppi di persone. Questo è utile nel caso in cui una serie di persone sia per noi accomunabile da interessi simili, come ad esempio qualora queste condividano uno stesso hobby, un lavoro, una associazione, una frequentazione, ecc.. In questo caso è possibile creare un gruppo che li comprenda poi tutti.È quindi possibile inviare un messaggio non ad ognuna delle persone singolarmente, ma al gruppo di posta elettronica (o "alias") che ne contenga i nomi. In questo caso sarà così sufficiente digitare il nome del gruppo nella casella "A" quando si inviano i messaggi.
È possibile creare diversi gruppi e aggiungere una stessa persona (contatto) a gruppi diversi.Per creare un gruppo nella Rubrica fare clic sul pulsante "Nuovo" sulla barra degli strumenti, quindi scegliere "Nuovo gruppo". Verrà visualizzata la finestra di dialogo "Proprietà" nella quale sarà poi necessario attribuire un "Nome gruppo" digitare il nome del gruppo e quindi provvedere ad aggiungerne i singoli nominativi.In alternativa ai gruppi, che sono appunto insiemi di persone da noi creati e conservati nella rubrica del nostro computer è possibile l'utilizzo delle mailing-list che sfruttano lo stesso meccanismo ma conservano la lista dei nomi su uno specifico server. delle mailing list parleremo nella
prossima scheda.

Per inviare messaggi a più destinatari è quindi possibile utilizzare i gruppi come appena visto.Nel caso in cui l'inoltro di uno stesso messaggio a più persone abbia carattere di sporadicità (come ad esempio la segnalazione di un'iniziativa a persone che pur non frequentandosi potrebbero essere interessate all'evento) è possibile selezionare nella casella "A" (o "CC"), aprendo la rubrica, più persone, oppure digitando direttamente nella finestrella gli indirizzi di posta elettronica intervallati da punti e virgola:

Importante !  Operando nel modo sopra descritto i destinatari di uno stesso messaggio vedono anche gli altri vostri corrispondenti. La cosa può non essere piacevole e, in ogni caso, dà la sensazione di poca attenzione all'individuo. Il destinatario si trova infatti accomunato ad estranei dei quali, magari, non è neppure a conoscenza. In questo modo, infine, si distribuiscono spesso incautamente indirizzi a terzi senza che si sia stati espressamente autorizzati da ogni destinatario. La soluzione a questo inconveniente è nell'utilizzo di una terza casella nella quale è possibile inserire i destinatari la "CCn" (in altri programmi viene chiamata BCC). In questo caso i destinatari non verranno mai visualizzati nell'intestazione (header) del vostro messaggio. L'utilità di questa opzione è quella di nascondere la visualizzazione dei vari destinatari preservandone così le rispettive privacy. Questa stessa modalità è stata utilizzata nel caso del primo messaggio che vi è stato inviato all'inizio di questa fase di familiarizzazione tecnologica. Per aprire la finestrella "CCn" (che non è sempre presente) è necessario selezionare la tendina "visualizza" e quindi "Tutte le intestazioni".

La funzione "Rispondi" (spesso malamente tradotta dall'inglese "Reply" in "replica") è utile per rispondere ad un messaggio ricevuto senza la fatica di dover creare un nuovo messaggio e selezionare nuovamente il destinatario. Per inviare una risposta è sufficiente eseguire le seguenti operazioni:

La funzione inoltra Una funzione per certi versi simile al "rispondi" è "Inoltra".
Se si riceve un messaggio che si pensa possa interessare un collaboratore, ovvero che è stato inviato a noi ma sarebbe stato più giusto fosse inviato ad altri, è possibile inoltrarlo in modo molto semplice. Basta infatti fare clic sul bottone “Inoltra”. Outlook aprirà una “finestra” simile a quella d’invio di un nuovo messaggio (come visto).

Per inserire un allegato (ovvero un documento esterno al messaggio di posta elettronica è sufficiente, in fase di composizione di un messaggio di posta (sia esso nuovo, una replica o un inoltro) premere il pulsante "Allega" (con l'icona della grappetta) oppure selezionare dal menu a tendina "Inserisci" l'opzione "Allegato".

Sarà quindi possibile, attraverso una finestra di ricerca di file su disco (tipo il "Gestione risorse di Windows") selezionare il documento che si desidera allegare. fare attenzione alle dimensioni del file che si intende spedire. File molto "ingombranti" è bene comprimerli con appositi programmi (come ad esempio il Winzip).

Attenzione: in alcuni casi gli allegati dei messaggi ricevuti possono nascondere insidiosi virus. Si consiglia di leggere la seguente scheda per approfondire questo argomento: i virus informatici.

Se si inviano e ricevono molti messaggi di posta elettronica che è necessario tenere, converrà organizzare la cartella Posta in arrivo in modo che i messaggi siano più semplici da trovare. Come con le cartelle (directory) del vostro computer, è possibile creare delle cartelle supplementari a quelle presenti in Outlook. Ad esempio se si lavora contemporaneamente su molti progetti, si potrebbe scoprire che converrà memorizzare la propria posta per progetto. Creando delle cartelle in cui mettere i messaggi, è possibile suddividerli per categorie e tenerli meglio organizzati. Supponiamo di voler creare una cartella nella quale contenere tutti i messaggi del Corso: Selezionare la cartella Posta in arrivo, quindi digitare dal menu "File", l'opzione "Nuovo" e quindi "Cartella", infine nella finestra di dialogo che comparirà digitare "Corso di Perfezionamento" e fare clic su OK. 

Spostare i messaggi Dopo aver creato un paio di cartelle in cui mettere i propri messaggi, è sufficiente spostarci i messaggi attinenti trascinandoli con il mouse. È anche possibile creare degli automatismi in maniera tale da spostare automaticamente ogni messaggio in arrivo da determinati mittenti direttamente nella sotto-cartella prescelta. Per fare questo è necessario agire con l'opzione "Regole messaggi" (e quindi "Posta elettronica") dal menu "Strumenti".

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Queste due schede sulla posta elettronica non dovrebbero essere risultate particolarmente complesse per chi già la utilizza.

Per chi non avesse ancora molta familiarità con questo strumento si invita a provare la funzionalità del proprio programma di posta inviando un semplice messaggio al tutor gbonaiuti@hotmail.com nel quale si specifichi nel campo "oggetto" (subject) il testo: "messaggio di prova posta" e all'interno del messaggio il tipo di programma di posta utilizzato ed eventualmente problemi incontrati.