La posta elettronica, come quella tradizionale, è un sistema di comunicazione tra persone che utilizza (prevalentemente) la scrittura come forma di interazione. Grazie alla sua versatilità, potenza ed economicità, negli ultimi anni, la posta elettronica è diventata per molti il principale metodo di comunicazione interna (a livello di azienda/ente) ed esterna (tramite Internet per corrispondere con utenti in tutto il mondo). I grandi vantaggi della posta elettronica sono:
a) è in forma elettronica quindi consente la conservazione, organizzazione e riuso dei messaggi (quindi non utilizzando risorse cartacee evita anche gli sprechi),
b) è veloce (appena inviata è rapidamente disponibile al destinatario),
c) non costa nulla (o perlomeno niente di più di quello che già si paga per l'accesso a Internet),
c) non richiede la contemporanea presenza di mittente e destinatario (comunicazione asincrona),

A questi vantaggi si aggiunga il fatto che insieme ai messaggi è possibile inviare file, programmi e altri allegati, o che lo stesso messaggio possa essere inviato a diverse persone senza alcun ulteriore sforzo. Attraverso lo schema illustrato qui di seguito è possibile comprendere a grandi linee il funzionamento della posta elettronica.

Ogni messaggio compie almeno tre passaggi per giungere dal computer del mittente a quello del destinatario. Il messaggio (1) viene composto sulla macchina del mittente (il quale, provvede anche a conservarne una copia).  Dalla macchina del mittente arriva al server di posta (2) del proprio provider (ovvero della società con la quale il mittente ha stipulato il proprio contratto di accesso ad Internet. Es.: TIN.IT, LIBERO.IT, TISCALINET.IT, ecc). Da qui viene trasferito al server del destinatario (3) che potrebbe essere anche la stessa macchina nel caso i due corrispondenti usino lo stesso provider. Nel server del destinatario il messaggio viene conservato fino a quando il destinatario non si connetterà in rete e deciderà di "scaricarlo" sulla propria macchina.I server di posta (mittente/destinatario), essendo attivi on-line 24 ore al giorno, permettono l’inoltro e la raccolta di messaggi destinati ad utenti anche momentaneamente assenti o sconnessi: sarà quindi il server del destinatario a conservare i messaggi in attesa che l’utente sia in linea.

Esistono oggi principalmente due modi per gestire la propria posta elettronica:
a) utilizzando un browser Web come: Explorer, Netscape, Opera, ecc. (se il provider lo fornisce il servizio di web-mailing); 
b) utilizzando uno specifico programma (detto anche "mailer") come ad esempio Outlook Express, Eudora, Pegaso, ecc.

Nel primo caso la posta elettronica non viene mai scaricata dal server di posta dell'utente, ma viene solo vista e gestita nel momento in cui questo è "on-line". Lo svantaggio evidente di questo modo di operare è di non poter conservare (e quindi utilizzare) sul proprio computer i messaggi (inviati/ricevuti). Il vantaggio è che da qualsiasi computer, in qualsiasi parte del mondo, sarà sempre visibile la propria posta senza la necessità di configurare alcun programma.

Nel secondo caso il programma di posta elettronica consente una più accurata gestione dei messaggi (ordinamento, categorizzazione), ma soprattutto consente la possibilità di lavorare "off-line" con notevole risparmio sui tempi di connessione.

Agli studenti del Corso viene caldamente consigliato l'utilizzo di questa seconda modalità, tenendo però in considerazione il fatto che le due modalità non si escludono vicendevolmente. In alcuni casi, infatti, può essere comodo connettersi alla propria posta via web (ad esempio quando si è fuori casa). 

Perchè utilizzare Outlook Express... Non c'è alcun motivo per utilizzare il programma della Microsoft piuttosto che un'altro. Purtroppo per esemplificare le funzioni previste dai "mailer" era necessario adottare un programma di riferimento e la scelta è andata a quello attualmente più diffuso, ovvero Outlook Express della Microsoft (distribuito gratuitamente da Microsoft assieme al browser Explorer). E' ugualmente valido qualsiasi altro programma, ma in questo caso le indicazioni qui riportate potrebbero differire nella terminologia utilizzata o nella collocazione all'interno del programma.

L'interfaccia di Outlook Express presenta tre zone:
1. Le cartelle (dove sono solitamente presenti quattro “contenitori” principali per la gestione della posta. Si tratta di posta eliminata, posta in arrivo, posta in uscita e posta inviata. Nell'esempio illustrato sotto, tra le cartelle disponibili è stato scelto di lavorare con la posta in arrivo (la scelta avviene con un semplice clic del mouse sopra la voce prescelta). L’area di lavoro sulla destra si presenta quindi con due differenti zone: in alto l'elenco della posta, ovvero i messaggi presenti in questa cartella (2), in basso l'anteprima del messaggio (3) evidenziato all'interno della cartella.
2. Elenco della posta contenuto nella cartella selezionata in "elenco cartelle" (nell'esempio illustrato sopra, nell’Elenco cartelle, è stato scelto di lavorare con la posta in arrivo (la scelta avviene con un semplice clic del mouse sopra la voce prescelta). L’area di lavoro sulla destra si presenta quindi con due differenti zone è quindi trasformata (in questo caso suddividendosi in due zone) in maniera da permettere nella parte alta la visualizzazione di tutti i messaggi ricevuti, nella  parte bassa la lettura del messaggio selezionato. Nel caso di un primo utilizzo, a differenza di quanto raffigurato nell'immagine sotto, le due aree potrebbero però risultare vuote (non avendo ancora ricevuto messaggi).  
3. Anteprima del messaggio evidenziato nel precedente "elenco posta". Si tratta di una visualizzazione ridotta del messaggio selezionato: facendo doppio clic con il mouse sul messaggio (in 2) se ne può ottenere una lettura migliore.

Vediamo ora meglio le funzioni delle cartelle presenti nell’Elenco cartelle:

1. Posta in arrivo è il componente visualizzato nella finestra di lavoro quando si avvia Outlook: è il posto in cui vengono raccolti tutti i messaggi ricevuti (probabilmente il "luogo" dove si trascorrerà la maggior parte del tempo lavorando con la posta elettronica).

2. Posta inviata conserva i messaggi da noi prodotti e destinati ai nostri corrispondenti

3. Posta eliminata ha naturalmente le stesse funzioni del cestino. Tutti i messaggi che non si desidera conservare sono cestinabili e finiranno in questa cartella prima di essere definitivamente eliminati. Per cestinare un messaggio ci sono vari modi, tutti più o meno simili a quelli necessari per eliminare un file, ovvero dopo aver selezionato il messaggio da eliminare (cliccandoci sopra, nella zona alta (vedi immagine sotto) deve essere evidenziato in blù): 1. Fare clic sul pulsante rappresentante una “X” (elimina), 2. trascinarlo con il mouse nella cartella “posta eliminata”, 3. Premere il tasto “CAN”, 4. Dalla tendina “Modifica” scegliere la voce “Elimina”…  

4. la cartella posta in uscita, invece, conserva i messaggi da noi preparati e inviati, ma non ancora trasferiti al nostro server. Questo avviene soprattutto quando, lavorando "off-line" si preparano vari messaggi, e si attende il momento della connessione per spedirli.

5. la cartella bozze, è stata pensata invece per contenere i messaggi ancora in fase di scrittura. Si possono salvare all'interno di questa cartella le bozze di messaggi, ad esempio, ai quali non abbiamo ancora pensato ad indicare il destinatario...

Le cartelle indicate sono solo quelle che vengono proposte dal programma al momento della sua installazione. Lavorando ci accorgeremo dell'utilità di creare a nostra volta delle sotto-cartelle nelle quali andare ad organizzare i nostri messaggi (ne parleremo nella prossima pagina dedicata alla posta elettronica).

Per creare un nuovo messaggio è possibile agire in vari modi (come per ogni programma Windows). Ad esempio si può fare clic nella barra degli strumenti sul pulsante Nuovo messaggio (il primo bottone a sinistra, quello con la busta). Si passerà quindi a visualizzare una finestra simile a quella di seguito illustrata: 

Nella casella (pulsante) “A…”, dovrà, naturalmente, essere digitato il nome del destinatario (o dei destinatari) del messaggio. Mentre nella casella (pulsante) “Cc…” andrà indicato l’eventuale nome del destinatario (o destinatari) di una copia per conoscenza. Proprio come nella corrispondenza tradizionale, esistono quindi i ruoli del destinatario principale e degli informati. Quando si parla di digitare il nome si intende, naturalmente, il nome corrispondente all’indirizzo di posta elettronica della persona con la quale vogliamo comunicare. Nel caso di Internet è cioè necessario specificare l’intero e-mail address, ovvero l’indirizzo completo di posta elettronica.

In Internet le persone vengono individuate attraverso la composizione del nome dell'utente, più il simbolo @ (da leggere: “at”, cioè presso), e infine il nome dell’elaboratore su cui questo lavora. Un nome di questo tipo viene generalmente indicato come indirizzo di posta elettronica della persona. Ad esempio: paolo@ws1.cineca.it indica l’utente Paolo che lavora sull’elaboratore ws1 del CINECA, appartenente al dominio dei server italiani. Gli utenti dell'Università di Firenze hanno un indirizzo di posta elettronica del tipo: utente@unifi.it

Abbiamo definito pulsanti i simboli “A…” e “Cc…” antecedenti al campo nel quale è possibile scrivere i destinatari dei propri messaggi perché facendoci clic sopra questi aprono la funzione "rubrica" che consentirà di attingere da nominativi precedentemente memorizzati, come vedremo in seguito.Nella casella Oggetto (subject), come nella posta tradizionale deve essere specificato l’oggetto, ovvero il motivo, della comunicazione.  Comporre quindi il testo desiderato nello spazio previsto per il contenuto del massaggio (body). 
Al messaggio di posta elettronica, come detto, è possibile anche allegare dei files (documenti word, excel, ecc.). Viene aperta una finestra che permette di sfogliare le risorse del computer (o di rete) alla ricerca del file da inviare (vedi pagina successiva).

Una volta completate le operazioni di preparazione del messaggio è sufficiente fare clic su Invia per spedire il messaggio. Se, invece, è necessario aspettare prima di inviarlo è possibile salvarlo per un suo successivo completamento ed inoltro (verrà quindi conservato nella cartella "bozze").

E' fondamentale che il campo "Oggetto" (nelle versioni inglesi "subject") venga compilato correttamente. In base a questo campo, infatti, sarà poi possibile per il destinatario (dall'Elenco posta) riconoscere il contenuto dei messaggi, evitando così di aprirne più di uno prima di arrivare ad individuare quello cercato.Inoltre, attraverso questo campo, è possibile attivare degli automatismi (o "regole") che consentono, ad esempio, l'automatica collocazione dei messaggi in arrivo, in una specifica cartella.

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